Benutzung des Verwaltungsarchivs

Das Verwaltungsarchiv der Stadtverwaltung Halberstadt ist kein öffentlich zugängliches Archiv. Daher ist die Nutzung der Akten nur sehr eingeschränkt und unter Beachtung der rechtlichen Vorgaben, vor allem des gesetzlichen Datenschutzes, durch Bürger möglich.

Akten, welche für die Anfragen von Bürgern genutzt werden können, stammen aus verschiedenen Halberstädter Schulen. Sie enthalten beispielsweise Klassenbücher, Zeugnisse, Zensurenlisten, Schülerakten und Hauptbücher.

Um welche Schulen es sich hier handelt, kann unter der Rubrik „Bestände“ nachgelesen werden.

Da es sich bei den Schulakten um sogenannte dienstliche Unterlagen einer Schule handelt, werden diese Unterlagen nicht im Original herausgegeben. Es werden jedoch bei Bedarf (beglaubigte) Kopien angefertigt.

Für die Ermittlung und Bereitstellung der Schulunterlagen ist vorab zwingend die Anfrage per Mail notwendig, da verschiedene personenbezogene Angaben benötigt werden, ohne die ein Auffinden nicht möglich ist. So werden beispielsweise für die Suche nach dem Abschluss- bzw. Abgangszeugnis folgende Angaben benötigt:

• Schule
• (damaliger) Nachname, Vorname
• Geburtsdatum
• Abgangsjahr
• Abgangsklasse

Sind das Abschlusszeugnis oder ähnliche Unterlagen, die den Besuch bzw. Abschluss einer Schule belegen, vorhanden, ist die Bereitstellung unter Einhaltung des gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutzes in Kopie möglich. Unterlagen werden somit nur an die Person, auf die sich die Unterlagen beziehen, ausgehändigt.

Wird das Abschlusszeugnis für einen Dritten angefordert bzw. in Empfang genommen, ist hierfür eine Vollmacht des Zeugnisinhabers notwendig.